CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

1. Chức năng

- Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác tổ chức, bộ máy, nhân sự và bảo vệ nội bộ, bao gồm: Quản lý, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức viên chức, kiện toàn tổ chức bộ máy; đảm bảo thực hiện đúng, đầy đủ và kịp thời các chế độ chính sách của Nhà nước đối với công chức, viên chức (CCVC); đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn trong trường.

- Tham mưu cho Hiệu trưởng quản lý, điều hành hoạt động hành chính, bao gồm: Công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch, báo cáo thống kê số liệu và các hoạt động lễ tân, nhà khách, phục vụ.

2. Nhiệm vụ

2.1. Bộ phận Tổ chức cán bộ

- Tham mưu về công tác xây dựng tổ chức, bộ máy và nhân sự điều hành hoạt động của trường;

- Thực hiện công tác cán bộ bao gồm tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng CCVC;

- Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo lương, bảo hiểm xã hội, phụ cấp ưu đãi;

- Thực hiện chấm công lao động, công tác thi đua khen thưởng;

- Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của CCVC trong trường, bổ sung lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng CCVC theo quy định;

- Thực hiện việc báo cáo thống kê số liệu cho các cơ quan chức năng theo yêu cầu của Hiệu trưởng;

- Cấp các loại giấy tờ trong phạm vi đã được quy định cho CCVC khi có yêu cầu như: Giấy xác nhận CCVC, giấy nghỉ phép, xác nhận lý lịch, xác nhận quá trình công tác,…

2.2. Bộ phận Hành chính, tổng hợp

- Tiếp nhận, phân loại, xử lý công văn đi, đến theo đúng quy định của các cơ quan chức năng và của trường; kiểm tra thể thức và nội dung văn bản trước khi trình lãnh đạo Trường ký; theo dõi, đôn đốc việc giải quyết công văn đi, đến trong và ngoài trường;

- Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tài liệu theo đúng quy định của Nhà nước và của trường; khai thác các tài liệu lưu trữ một cách khoa học phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo và quản lý nhà trường;

- Quản lý, sử dụng các con dấu của trường; cấp và xác nhận các loại giấy tờ theo đúng quy định của Nhà nước và phân công của Hiệu trưởng;

- Làm đầu mối và phối hợp với các đơn vị liên quan tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của trường, giúp Hiệu trưởng theo dõi, giám sát và đánh giá việc triển khai kế hoạch hoạt động chung của trường.

- Xây dựng lịch công tác tuần của Ban Giám hiệu, thông báo đến các đơn vị và theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.

- Thực hiện các báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm) và các báo cáo chuyên đề của Trường; ghi chép các cuộc họp giao ban, họp Ban Giám hiệu và ghi biên bản các cuộc họp cấp trường. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho lãnh đạo Trường đi công tác và khách đến Trường làm việc.

- Soạn thảo các văn bản, thực hiện nhân bản, in ấn theo yêu cầu của Ban Giám hiệu và các đơn vị trong trường.

- Tham mưu Hiệu trưởng thực hiện công tác cải cách hành chính theo chỉ đạo của UBND tỉnh Tiền Giang.

- Điều phối sử dụng các phòng họp trong trường; phục vụ nước uống và vệ sinh các phòng họp, phòng làm việc của Ban Giám hiệu. Phối hợp với các đơn vị phục vụ nước uống cho các cuộc họp.

- Phối hợp với các phòng, ban chức năng trong trường tổ chức đấu thầu mua sắm các trang thiết bị phục vụ công tác quản lý, dạy học và đấu giá cho thuê mặt bằng trong trường.

2.3. Bộ phận phục vụ (lễ tân, nhà khách, lái xe)

- Tổ chức thực hiện công tác lễ tân trong các lễ hội, các cuộc họp của trường.

- Làm đầu mối trong điều phối, sắp xếp lịch làm việc, tiếp đón khách đến làm việc với trường; đảm bảo chỗ ăn, ở thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Trường.

- Tổ chức xe đưa đón, phục vụ công tác của lãnh đạo trường, của CCVC và giảng viên thỉnh giảng.

Phòng Tổ chức - Hành chính